Sebagai langkah nyata dalam memberlakukan Pedoman Tata Kelola Kearsipan, Majelis Agung Greja Kristen Jawi Wetan (MA GKJW) berkolaborasi dengan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispusip) Provinsi Jawa Timur untuk menyelamatkan arsip bersejarah gereja yang berpotensi menjadi Memori Kolektif Bangsa (MKB). Selain didasarkan pada tujuan tindak lanjut pedoman tersebut, kolaborasi ini juga sejalan dengan amanat Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang bertujuan menjamin keselamatan, ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, serta peningkatan layanan publik.
Pihak Dispusip memandang Majelis Agung GKJW yang merupakan lembaga gerejawi yang menaungi serta bertanggung jawab atas seluruh pelayanan Jemaat-Jemaat GKJW di Jawa Timur, memiliki ribuan dokumen dan catatan penting yang merefleksikan perjalanan sejarah gereja dan kehidupan masyarakat Jawa Timur dari masa ke masa.
Setelah menjalankam tugas panggilannya selama kurang lebih empat bulan lamanya (terhitung sejak bulan Agustus s/d November 2025), tahap awal dari pendataan, pengamanan, dan penyelamatan aset telah bethasil dirampungkan. Dan sebagai penanda selesainya tahap awal ini, secara simbolis, pada hari Jumat, 14 November 2025, di hadapan Pdt. Natael Hermawan Prianto (Ketua), Pdt. Kristanto (Wakil Sekretaris Umum), Pdt. Dikky Agung Triatmojo (Staf IPTh. Balewiyata), dan Pdt. Yosep Endro Prasetyo (Humas) MA GKJW, pihak Dinas Perpustakaan dan Kearsiapkan menyerahkan berkas yang sudah dirapikan, ditata ulang, serta diselamatkan.
Tim Bidang Penyelamatan dan Pemanfaatan Arsip Statis (PPAS) Dispusip Provinsi Jawa Timur telah melakukan pendataan dan pengolahan arsip secara intensif di Kantor Majelis Agung GKJW di Jl. S. Supriadi Nomor 18 Sukun, Malang. Pekerjaan ini tidak mudah, sebab saat survei awal ditemukan bahwa beberapa arsip berada di beberapa lokasi dalam kondisi rentan, sebagian termakan rayap, serta tempat penyimpanan yang kurang memadai.
Meskipun menghadapi kendala, upaya penyelamatan arsip ini disambut baik oleh Pelayan Harian Majelis Agung (PHMA) GKJW, bahkan secara tidak langsung mendapat dukungan dari Persatuan Gereja-gereja Indonesia (PGI). Hasil kerja keras tim selama empat bulan menunjukkan hasil yang signifikan, yaitu diperoleh sejumlah 978 nomor arsip yang setara dengan 90 boks atau 9 meter linier. Arsip-arsip yang berhasil didata ini berisi tentang laporan keuangan, personalia pendeta, laporan sidang, permasalahan aset GKJW, daftar jemaat dan dokumen pembaptisan, serta berbagai korespondensi gereja. Arsip-arsip tersebut juga beragam, tertulis dalam Bahasa Jawa, Bahasa Indonesia, Bahasa Belanda, dan Bahasa Inggris.
Kegiatan pendataan dan penyelamatan arsip ini memiliki maksud dan tujuan yang mulia. Pertama, untuk menyelamatkan dan melestarikan arsip yang berpotensi sebagai memori kolektif bangsa. Kedua, sebagai penambahan khasanah arsip statis Jawa Timur, khususnya untuk arsip keagamaan/gereja. Dan ketiga, menyediakan arsip untuk kepentingan sekunder, seperti penelitian, kajian, dan pembuktian bagi gereja dan masyarakat luas.
Arsip GKJW, sebagai gereja dengan kekhususan teritorial di Jawa Timur, dianggap menarik untuk dikaji oleh para peneliti/sejarawan karena merefleksikan peran kaum awam sejak awal pertumbuhannya. Pelestarian ini diharapkan dapat menjamin perlindungan kepentingan gereja dan hak-hak keperdataan jemaat, sekaligus meningkatkan kualitas pelayanan publik melalui ketersediaan data yang autentik.
Meski sukses merampungkan tahap awal, beberapa hambatan perlu menjadi perhatian, termasuk kondisi arsip yang terpencar, belum dikelola dengan baik, serta terbatasnya sarana prasarana penyimpanan dan SDM pengelola di internal GKJW. Selain itu, ada sejumlah arsip terkait aset yang masih dalam penelusuran oleh GKJW.
Sebagai tindak lanjut, Majelis Agung GKJW berencana berkoordinasi dengan Dispusip Jatim untuk pembinaan kearsipan secara berkelanjutan. Langkah-langkah yang disarankan meliputi penerapan manajemen kearsipan sejak arsip diciptakan, alih media (digitalisasi), penyediaan tempat penyimpanan arsip statis yang representatif yang dikelola sendiri oleh MA GKJW, dan penjajakan kerjasama formal dengan Pemerintah Provinsi Jawa Timur untuk penguatan kelembagaan dalam hal tata kelola kearsipan.
Harapannya, hasil pendataan ini menjadi langkah awal yang berkelanjutan dalam upaya pelestarian arsip keagamaan. Ke depan, diharapkan fonds arsip keagamaan dari lembaga gereja atau lembaga keagamaan lain di Jawa Timur juga dapat segera menyusul untuk diselamatkan.
Gabung di WhatsApp Channel untuk info terbaru GKJW
